Was ist IT project valuation (estimation) and what are the popular methods?

Definition von IT-Projektschätzung (Estimation)

IT-Projektschätzung, häufig als Estimation bezeichnet, ist der Prozess der Vorhersage des Arbeitsaufwands, der Zeit und/oder der Kosten, die für die Umsetzung eines bestimmten Umfangs eines IT-Projekts oder eines Teils davon (z.B. einer bestimmten Funktionalität oder User Story) erforderlich sind. Ziel der Estimation ist es, die Informationen bereitzustellen, die für Planung, Entscheidungsfindung (z.B. Projektdurchführbarkeit, Aufgabenpriorisierung), Ressourcenzuweisung und das Management von Stakeholder-Erwartungen benötigt werden.

Es muss betont werden, dass Estimation von Natur aus unsicher ist und eine Prognose darstellt, keine Garantie. Die Qualität einer Schätzung hängt von der verfügbaren Information, der Erfahrung des Schätzteams und der Komplexität des Projekts ab. Gute Schätzungen drücken diese Unsicherheit explizit aus, beispielsweise durch Konfidenzintervalle oder Bandbreiten.

Bedeutung der Estimation im Projektmanagement

Trotz ihrer inhärenten Unsicherheit erfüllt die Estimation wichtige Funktionen im IT-Projektmanagement:

• Planung und Terminierung: Definition des zeitlichen Rahmens des Projekts und seiner verschiedenen Phasen oder Iterationen. Ohne Schätzungen ist keine realistische Projektplanung möglich.
• Scope-Management: Ein besseres Verständnis der Komplexität und Arbeitsintensität einzelner Scope-Elemente ermöglicht fundierte Entscheidungen über den Projektumfang.
• Ressourcenplanung: Planung der Verfügbarkeit von Teammitgliedern und anderen Ressourcen, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt werden.
• Entscheidungsfindung: Bewertung der Machbarkeit eines Projekts, Vergleich verschiedener Lösungsoptionen und Priorisierung der Aufgaben mit dem höchsten Wert-Aufwand-Verhältnis.
• Stakeholder-Kommunikation: Management der Erwartungen bezüglich Projektlaufzeiten und -kosten. Unrealistische Erwartungen sind eine der häufigsten Ursachen für Projektunzufriedenheit.
• Budgetplanung: Die finanzielle Steuerung von IT-Projekten basiert maßgeblich auf Aufwandsschätzungen, die in Kostenprognosen übersetzt werden.
• Risikomanagement: Schätzungen helfen, Bereiche hoher Unsicherheit zu identifizieren, die besondere Aufmerksamkeit und Risikominderungsmaßnahmen erfordern.

Herausforderungen der Estimation

Die Schätzung von Arbeit in IT-Projekten ist aus mehreren Gründen schwierig:

• Unvollständige oder sich ändernde Anforderungen: In den frühen Projektphasen sind die Anforderungen oft vage. Selbst definierte Anforderungen können sich im Projektverlauf ändern.
• Technische Komplexität: Neue Technologien, unbekannte Integrationen oder unvorhersehbare technische Herausforderungen erschweren die Einschätzung des Aufwands.
• Menschliche Faktoren: Unterschiede in der Produktivität einzelner Teammitglieder, Optimismus-Bias (die Tendenz, Aufwände zu unterschätzen) und Ankereffekte beeinflussen Schätzungen.
• Abhängigkeiten: Externe Abhängigkeiten von Drittanbietern, anderen Teams oder Technologien sind schwer kalkulierbar.
• Projekteinzigartigkeit: Jedes IT-Projekt hat einzigartige Aspekte, die den Rückgriff auf historische Daten begrenzen.
• Scope Creep: Unkontrolliertes Wachstum des Projektumfangs kann jede noch so sorgfältige Schätzung obsolet machen.

Daher ist es wichtig, Schätzungen mit Demut zu betrachten, sie als Prognosen zu behandeln und regelmäßig zu aktualisieren, wenn neue Erkenntnisse gewonnen werden.

Populäre Schätzmethoden in agilen Ansätzen

Agile Methoden, bei denen der Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit und Arbeit in kurzen Iterationen liegt, nutzen spezifische Schätztechniken, die häufig auf der Einschätzung relativer Komplexität basieren:

Story Points

Story Points sind eine abstrakte Maßeinheit zur Schätzung der relativen Komplexität, des Aufwands und der Unsicherheit bei der Fertigstellung eines Backlog-Elements (z.B. einer User Story). Anstatt die Zeit in Stunden zu schätzen, vergleicht das Team Aufgaben miteinander und weist ihnen Punkte zu, typischerweise unter Verwendung einer modifizierten Fibonacci-Folge: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21.

Vorteile von Story Points:

• Abstrahieren von individuellen Produktivitätsunterschieden
• Ermöglichen die Messung der Teamgeschwindigkeit (Velocity)
• Fördern den Fokus auf Komplexität statt Dauer
• Sind über Sprints hinweg vergleichbar

Herausforderung: Story Points sind teamspezifisch und nicht zwischen Teams vergleichbar. Ein 5-Punkte-Story in Team A hat nicht die gleiche Bedeutung wie in Team B.

Planning Poker

Planning Poker ist eine Team-Schätztechnik unter Verwendung von Story Points. Jedes Teammitglied wählt eine Karte mit einem Punktwert, der seiner Einschätzung der Aufgabenkomplexität entspricht. Die Karten werden gleichzeitig aufgedeckt, und Unterschiede in den Bewertungen werden diskutiert, bis das Team einen Konsens erreicht.

Diese Methode fördert die Diskussion, stellt sicher, dass alle Perspektiven gehört werden, und verhindert Ankereffekte, da die Bewertungen zunächst verdeckt abgegeben werden.

T-Shirt Sizing

T-Shirt Sizing ist eine relationale Schätztechnik, bei der Aufgaben Größenkategorien zugeordnet werden (z.B. XS, S, M, L, XL) anstelle von Punkten. Diese Methode eignet sich besonders für schnelle, übergeordnete Bewertungen großer Backlog-Elemente oder für die initiale Einschätzung eines neuen Projektbacklogs.

Estimation by Analogy

Bei der Analogieschätzung wird eine neue Aufgabe mit ähnlichen, bereits in der Vergangenheit durchgeführten Aufgaben verglichen und ihr eine ähnliche Schätzung zugewiesen. Diese Methode funktioniert am besten in Teams mit umfangreicher Erfahrung und gut dokumentierter Projekthistorie.

Affinity Estimation

Bei dieser Methode ordnet das Team eine große Anzahl von Backlog-Items auf einer relativen Skala an, indem es die Items nach ihrer wahrgenommenen Komplexität gruppiert. Diese Technik ist besonders effizient, wenn viele Items gleichzeitig geschätzt werden müssen.

Schätzmethoden in traditionellen Ansätzen

Traditionellere Projektmanagement-Ansätze (z.B. Waterfall) verwenden Methoden, die stärker auf die Schätzung von Zeit und Kosten ausgerichtet sind:

Expertenschätzung

Die Expertenschätzung stützt sich auf die Meinung und Erfahrung von Fachleuten im jeweiligen Bereich. Diese Methode ist am schnellsten anwendbar, birgt jedoch das Risiko individueller Bias. Die Kombination mehrerer Expertenmeinungen (Delphi-Methode) kann die Genauigkeit verbessern.

Parametrische Schätzung

Parametrische Schätzung verwendet mathematische Modelle und historische Daten, um Zeit oder Kosten basierend auf bestimmten Projektparametern vorherzusagen. Beispielsweise kann die Anzahl der zu entwickelnden Bildschirme oder der Datenbanktabellen als Eingabeparameter für ein Kostenmodell dienen.

Bottom-up-Schätzung

Bei der Bottom-up-Schätzung wird das Projekt in kleine Aufgaben unterteilt, jede Aufgabe separat geschätzt und die Einzelschätzungen anschließend summiert. Diese Methode ist die genaueste, aber auch die zeitaufwändigste und erfordert eine detaillierte Aufgabenzerlegung.

Drei-Punkt-Schätzung (PERT)

Für jede Aufgabe werden drei Werte bestimmt:

• Optimistisch (O): Bestes Szenario
• Pessimistisch (P): Schlechtestes Szenario
• Wahrscheinlichste (M): Realistischstes Szenario

Die gewichtete Schätzung wird nach der PERT-Formel berechnet: (O + 4M + P) / 6

Diese Methode berücksichtigt die Unsicherheit explizit und liefert realistischere Ergebnisse als Einzelwert-Schätzungen.

Function Point Analysis

Die Function-Point-Analyse misst den Umfang von Software basierend auf der Funktionalität, die dem Benutzer bereitgestellt wird. Sie quantifiziert Eingaben, Ausgaben, Abfragen, interne Dateien und externe Schnittstellen und leitet daraus einen Aufwandswert ab.

Die Rolle von ARDURA Consulting bei der IT-Projektschätzung

Die Qualität von Projektschätzungen hängt maßgeblich von der Erfahrung und Kompetenz der beteiligten Fachkräfte ab. ARDURA Consulting stellt über sein Staff-Augmentation-Modell erfahrene IT-Projektmanager, Scrum Master, technische Leads und Business Analysten bereit, die umfangreiche Erfahrung in der Projektschätzung mitbringen. Mit einem Netzwerk von über 500 Senior-IT-Experten und einer Bereitstellungszeit von zwei Wochen können Organisationen schnell auf erfahrene Schätzexperten zugreifen. Deren Erfahrung aus verschiedensten Projektkontexten verbessert die Genauigkeit der Schätzungen und hilft, typische Fehler wie den Optimismus-Bias zu vermeiden.

Estimation als kontinuierlicher Prozess

Unabhängig von der verwendeten Methode sollte Estimation als fortlaufender Prozess betrachtet werden. Im Verlauf eines Projekts werden neue Erkenntnisse gewonnen, Anforderungen ändern sich, und die tatsächlich aufgewendete Zeit liefert wertvolle Daten für die Verfeinerung zukünftiger Schätzungen.

Bewährte Praktiken umfassen:

• Regelmäßige Re-Estimation: Schätzungen sollten in jeder Iteration oder bei signifikanten Änderungen aktualisiert werden.
• Velocity-Tracking: In agilen Projekten ermöglicht die Messung der Teamgeschwindigkeit eine zunehmend genaue Vorhersage der Lieferkapazität.
• Retrospektiven: Die regelmäßige Reflexion über die Genauigkeit vergangener Schätzungen und die Gründe für Abweichungen verbessert die Schätzfähigkeit des Teams kontinuierlich.
• Transparente Kommunikation: Die Annahmen und Unsicherheiten hinter Schätzungen müssen offen mit Stakeholdern kommuniziert werden. Konfidenzintervalle (“wir schätzen 4-6 Wochen mit 80-prozentiger Wahrscheinlichkeit”) sind aussagekräftiger als Einzelwerte.
• Historische Daten nutzen: Die systematische Erfassung von Ist-Aufwänden und deren Vergleich mit Schätzungen baut eine wertvolle Datenbasis für zukünftige Projekte auf.

Zusammenfassung

IT-Projektschätzung (Estimation) ist ein unverzichtbarer, wenn auch herausfordernder Bestandteil des Projektmanagements. Sie unterstützt die Planung, Entscheidungsfindung, Ressourcenzuweisung und das Erwartungsmanagement. In agilen Ansätzen sind Techniken zur Schätzung relativer Komplexität wie Story Points und Planning Poker verbreitet, während traditionelle Ansätze eher auf zeit- und kostenbasierte Methoden wie Bottom-up-Schätzung und PERT setzen. Der Schlüssel liegt darin, Schätzungen als Prognosen zu behandeln, ihre Unsicherheit transparent zu kommunizieren und sie kontinuierlich auf Basis gewonnener Erfahrungen zu verfeinern. Organisationen, die den Schätzprozess professionell gestalten und mit erfahrenen Fachkräften besetzen, treffen bessere Entscheidungen und liefern Projekte zuverlässiger ab.